Menangani Telepon Secara Efektif

Seorang sekretaris harus bersikap ramah, berpenampilan menarik, dan terampil dalam berkomunikasi. Selain itu suara yang dipancarkan melalui telepon juga dapat menilai apakah sekretaris itu orang yang ramah atau tidak, melayani dengan senang gembira, apakah sedang dalam emosi.
 

Cara Menerima Telepon

1. Segeralah mengangkat telepon apabila telepon berdering.

Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama

2. Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu.

tangan kiri untuk mengangkat telepon dan tangan kanan mengambil bolpen/pensil untuk mencatat.

3. Identifikasi diri

Sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan jangan lupa beri salam.

4. Tanyakan Identitas penelepon

tulis supaya tidak lupa dan membuat anda harus bertanya lagi.

5. Tanyakan Keperluan

Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu.

6. Mengakhiri telepon masuk

Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan dan tanyakan lagi apa ada yang lain. biarkan penelepon yang menutup telepon terlebih dahulu.
 

Cara Menelepon

1. Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon

Bila ingin menelepon, harus mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang akan dihubungi.

2. Mendapat sambungan telepon

Ada dua kemungkinan dalam hal ini, langsung diterima penerima atau diterima oleh operator.

3. Katakan dengan siapa akan berbicara

Katakan dengan jelas siapa yang akan dituju, dan gunakan kata-kata yang sopan dan tepat.

4. Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan

Sebutkan nama anda, pimpinan dan perusahan

5. Kemukakan maksud menelepon

Menyampaikan maksud dengan singkat dan jelas

6. Tinggalkan pesan dan ucapkan terima kasih

Apabila tidak bertemu dengan orang yang dituju, maka jangan lupa meninggalkan pesan dan sampaikan terima kasih apabila sudah selesai berbicara.

Etika Bertelepon

1. Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon. Karena sistem telepon yang kurang bagus, memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak lain.

2. Jangan berbicara terlalu keras. Atur suara pada saat bertelepon, karena suara yang keras dapat mengganggu ketenangan pimpinan dan karyawan lain.

3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.

4. Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Tidak menggunakan telepon kantor untuk urusan pribadi

5. Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat mendengar suara-suara yang ada di kantor. Apabila berada di dalam ruangan tersendiri, maka jangan mengguankan speakerphone. 

6. Jangan memberikan nomor pribadi pimpinan kepada sembarang orang.