Tuesday, February 3, 2015
Jenis - Jenis Dokumen
Dokumen meliputi surat-surat, akte, SK pendirian bangunan, sertifikat tanah, surat kontrak, kwitansi, cek, rekaman, dan benda-benda lainnya yang masih bisa dijadikan bukti atau pendukung suatu keterangan.
Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :
Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.
a.Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b.Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c.Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d.Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :
a.Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat
b.Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
c.Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan
d.Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
a.Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b.Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll
c.Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll
d.Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e.Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
a.Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b.Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
Dibedakan atas 3 jenis :
a.Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b.Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll
c.Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
a.Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b.Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
c.Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .
readmore »»
Dokumen dapat ditinjau dri beberapa segi :
Dokumen ditinjau dari segi pemakaiannya
Bila ditinjau dari segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan atas 4 jenis.
a.Dokumen pribadi, adalah surat-surat yang berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada diri seseorang. Contoh : Akte kelahiran, STTB, piagam, KTP, SIM, surat nikah, dll
b.Dokumen niaga, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada peristiwa jual beli/ dunia perdagangan. Contoh : cek, obligasi, kwitansi, wesel, saham, dll
c.Dokumen sejarah, adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu. Contoh : Naskah proklamasi, Naskah Sumpah pemuda, Batu bertulis ,dll
d.Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi dalam pemerintahan suatu Negara. Contoh : UUD 45, keputusan presiden, peraturan daerah, dll
Dokumen ditinjau dari segi nilai kegunaannya
Dari segi kegunaannya, dokumen dibedakan atas 4 macam :
a.Nilai penerangan, adalah surat yang digunakan sebagai pembuktian dalam memberikan informasi pada masyarakat
b.Nilai perdagangan, adalah surat yang digunakan sebagai alat bukti dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan
c.Nilai yuridis, adalah surat yang dapat digunakan sebagai alat bukti secara hokum dimuka pengadilan
d.Nilai historis, adalah surat-surat yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian suatu peristiwa yang terjadi pada masa lalu .
Dilihat dari segi sumbernya dokumen dapat dibedakan atas
a.Dokumen yang bersumber dari pemerintah, seperti : UU pemerintah, keputusan presiden, UU perpajakan, peraturan pemerintah ,dll
b.Dokumen yang bersumber dari swasta tetapi mempunyai kekuatan hukum. Seperti : Akte notaris, visum dokter, dll
c.Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang .seperti surat perjanjian, surat kontrak, dll
d.Aktifitas lembaga persurat kabaran dan penerbitan, seperti : Kliping, kaledeoskop, dll
e.Perseorangan, seperti koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Afandi, dll
Dokumen yang ditinjau dari fungsinya
a.Dokumen dinamis, adalah dokumen yang masih dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor.
Dokumen dinamis dapat pula dibedakan atas :
1). Dokumen aktif adalah dokumen yang masih dipakai secara terus menerus dalam proses penyelesaian pekerjaan.
2). Dokumen semi aktif adalah dokumen yang frekuensi penggunaannya sudah menurun
3). Dokumen in aktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
b.Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.
Ditinjau dari segi penelitian
Dibedakan atas 3 jenis :
a.Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitian langsung dari sumbernya, contoh: paten penelitian, laporan, disertasi, dll
b.Dokumen sekunder adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur primer, contoh : bibliografi, dll
c.Dokumen tertier, adalah dokumen yang berisikan informasi mengenai literatur sekunder, contoh : buku teks, buku panduan literatur dan bibliografi dari bibliografi.
Ditinjau dari segi ruang lingkup dan bentuk fisiknya
a.Dokumen literal, adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam .seperti : buku, majalah, Koran, pita kaset, film ,dll . titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda. Dokumen literal dibahas secara khusus dalam bidang ilmu perpustakaan .
b.Dokumen corporal , adalah dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno yang meliputi : keris, arca, batu pualam, pakaian adat , mata uang kuno ,dll. Dokumen corporal disimpan dalam museum dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.
c.Dokumen privat, adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam bidang ilmu kearsipan .
Jenis - Jenis Surat
Surat adalah salah satu media komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan pesan kepada seseorang secara tertulis baik atas nama sendiri maupun atas nama organisasi.
Surat menyurat adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara tertulis.
Surat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :
1.Surat pribadi, adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.
2.Surat dinas, adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.
3.Surat sosial, adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
4.Surat niaga / bisnis, adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.
1.Surat bersampul, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.
2.Surat memorandum (memo) dan nota.
a.Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.
b.Nota adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal.
3.Telegram, adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram.
4.Kartu pos, adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.
5.Warkat pos, adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
1.Surat biasa, adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.
2.Surat rahasia, adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya menggunakan 2 sampul.Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua ditulis alamat yang dituju.
3.Surat sangat rahsia, adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3 sampul.Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.
4.Surat konfidensial, adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan
1.Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis dalam sampul.
2.Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.
3.Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.
e)Berdasarkan proses penyelesaian nya :
1.Surat sangat segera, adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.
2.Surat segera, adalah surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera.
3.Surat biasa adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.
readmore »»
Surat menyurat adalah kegiatan berkirim surat yang dilakukan oleh dua orang atau lebih secara tertulis.
Jenis- jenis surat
Surat diklasifikasikan berdasarkan hal-hal berikut :
Berdasarkan sifatnya
1.Surat pribadi, adalah surat yang ditulis oleh seseorang yang isinya menyangkut isi pribadi.
2.Surat dinas, adalah surat yang dibuat oleh instansi pemerintah atau swasta yang isinya berhubungan dengan kedinasan.
3.Surat sosial, adalah surat yang berisi kepentingan sosial dan dibuat oleh lembaga-lembaga sosial.
4.Surat niaga / bisnis, adalah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha atau perusahaan yang berisi mengenai masalah perdagangan / bisnis atau jual beli.
Berdasarkan wujud surat
1.Surat bersampul, adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan menggunakan sampul surat.
2.Surat memorandum (memo) dan nota.
a.Memo adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabat atasan yang ditujukan kepada bawahan atau sebaliknya atau antar pejabat setingkat dan biasa bersifat informal.
b.Nota adalah catatan singkat yang dibuat oleh pejabatan atasan ditujukan kepada bawahan yang isinya bersifat formal.
3.Telegram, adalah surat yang berisikan pesan yang relatif singkat yang dikirim menggunakan bantuan pesawat telegram.
4.Kartu pos, adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas yang berukuran 10x15 Cm.
5.Warkat pos, adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
Berdasarkan keamanan isinya
1.Surat biasa, adalah surat yang tidak menimbulkan suatu akibat tertentu apabila isinya diketahui oleh orang lain.
2.Surat rahasia, adalah surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain. Cara pengirimannya menggunakan 2 sampul.Sampul pertama di beri kode R atau RHS, dan sampul kedua ditulis alamat yang dituju.
3.Surat sangat rahsia, adalah surat surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh orang lain, biasanya berkaitan dengan keamanan suatu Negara. Cara pengirimannya menggunakan 3 sampul.Sampul pertama dan sampul kedua diberi kode SR atau SRHS, dan sampul ketiga ditulis alamat yang dituju.
4.Surat konfidensial, adalah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh orang yang bersangkutan
Berdasarkan banyaknya sasaran yang akan dicapai
1.Surat biasa, adalah surat yang dikirimkan kepada satu orang, organisasi, atau alamat yang tertulis dalam sampul.
2.Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada banyak orang atau masyarakat umum.
3.Surat pengumuman, adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang, instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan satu persatu.
e)Berdasarkan proses penyelesaian nya :
1.Surat sangat segera, adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada penerima surat secepat mungkin.
2.Surat segera, adalah surat yang tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat seperti pada surat sangat segera.
3.Surat biasa adalah surat yang isinya tidak memerlukan jawaban/ penyelesaian yang secepatnya, tetapi perlu diselesaikan berdasarkan urutan kedatangannya.
Jenis - Jenis Alat atau Mesin Kantor
Perlengkapan kantor habis pakai
Merupakan barang kantor yang hanya dapat dipakai satu kali. Dalam hal ini, bahwa benda itu habis atau hanya dapat dipakai dalam sekali pakai atau tidak tahan lama.
Contoh :
- kertas
- amplop
- tinta
- penghapus karet
Perlengkapan kantor tidak habis pakai
Merupakan barang kantor yang dapat dipakai dengan berulang-ulang kali atau dikategorikan tahan lama dalam penggunaannya.
Contoh :
- meja
- kursi
- lemari
- papan tulis
Perlengkapan kantor berupa peralatan kantor
Merupakan segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala macam peralatan yang berkaitan dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja kantor.
Contoh :
- rak buku
- rak papper sheet
Perlengkapan kantor berupa mesin kantor
Mesin kantor terdiri dari beberapa macam yang digunakan untuk memproses pekerjaan kantor. Ada 3 jenis mesin sebagai perlengkapan kantor, yaitu :
· Mesin untuk menghemat fisik tenaga dan pikiran manusia (labour saving machine)
· Mesin untuk menghemat pengeluaran uang (money saving machine)
· Mesin untuk menghemat penggunaan waktu (time saving machine)
Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Definisi ruang kantor:
1.Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan2.Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
Tujuan tata ruang
- Memberikan kenyamanan kepada karyawan
- Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna
- Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
- Memudahkan dalam pengawasan
- Memudahkan dalam pemberian pelayanan
- Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja
- Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
- Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
- Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan
Bentuk-bentuk tata ruang kantor
Ruang kantor terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu
Keuntungan :
- Mudah merubah ruangan
- Mudah dalam berkomunikasi
- Mudah dalam pengawasan
- Menghemat penggunaan
- Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja
- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar
- Sulit melakukan pekerjaan rahasia
- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu
- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi
Ruang kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu
Keuntungan :
- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan
- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja
- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat
- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.
- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
Ruang kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
Keuntungan:
- Menjaga privasi kerja
- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
Menangani Telepon Secara Efektif
Seorang sekretaris harus bersikap ramah, berpenampilan menarik, dan terampil dalam berkomunikasi. Selain itu suara yang dipancarkan melalui telepon juga dapat menilai apakah sekretaris itu orang yang ramah atau tidak, melayani dengan senang gembira, apakah sedang dalam emosi.
1. Segeralah mengangkat telepon apabila telepon berdering.
Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama
2. Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu.
tangan kiri untuk mengangkat telepon dan tangan kanan mengambil bolpen/pensil untuk mencatat.
3. Identifikasi diri
Sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan jangan lupa beri salam.
4. Tanyakan Identitas penelepon
tulis supaya tidak lupa dan membuat anda harus bertanya lagi.
5. Tanyakan Keperluan
Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu.
6. Mengakhiri telepon masuk
Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan dan tanyakan lagi apa ada yang lain. biarkan penelepon yang menutup telepon terlebih dahulu.
1. Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon
Bila ingin menelepon, harus mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang akan dihubungi.
2. Mendapat sambungan telepon
Ada dua kemungkinan dalam hal ini, langsung diterima penerima atau diterima oleh operator.
3. Katakan dengan siapa akan berbicara
Katakan dengan jelas siapa yang akan dituju, dan gunakan kata-kata yang sopan dan tepat.
4. Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan
Sebutkan nama anda, pimpinan dan perusahan
5. Kemukakan maksud menelepon
Menyampaikan maksud dengan singkat dan jelas
6. Tinggalkan pesan dan ucapkan terima kasih
Apabila tidak bertemu dengan orang yang dituju, maka jangan lupa meninggalkan pesan dan sampaikan terima kasih apabila sudah selesai berbicara.
1. Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon. Karena sistem telepon yang kurang bagus, memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak lain.
2. Jangan berbicara terlalu keras. Atur suara pada saat bertelepon, karena suara yang keras dapat mengganggu ketenangan pimpinan dan karyawan lain.
3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.
4. Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Tidak menggunakan telepon kantor untuk urusan pribadi
5. Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat mendengar suara-suara yang ada di kantor. Apabila berada di dalam ruangan tersendiri, maka jangan mengguankan speakerphone.
6. Jangan memberikan nomor pribadi pimpinan kepada sembarang orang.
readmore »»
Cara Menerima Telepon
1. Segeralah mengangkat telepon apabila telepon berdering.
Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama
2. Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu.
tangan kiri untuk mengangkat telepon dan tangan kanan mengambil bolpen/pensil untuk mencatat.
3. Identifikasi diri
Sebutkan nama departemen/bagian atau nama anda, dan jangan lupa beri salam.
4. Tanyakan Identitas penelepon
tulis supaya tidak lupa dan membuat anda harus bertanya lagi.
5. Tanyakan Keperluan
Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu.
6. Mengakhiri telepon masuk
Tutuplah pembicaraan dengan kalimat yang sopan dan tanyakan lagi apa ada yang lain. biarkan penelepon yang menutup telepon terlebih dahulu.
Cara Menelepon
1. Rencanakan terlebih dahulu apa tujuan menelepon
Bila ingin menelepon, harus mengetahui terlebih dahulu nomor telepon yang akan dihubungi.
2. Mendapat sambungan telepon
Ada dua kemungkinan dalam hal ini, langsung diterima penerima atau diterima oleh operator.
3. Katakan dengan siapa akan berbicara
Katakan dengan jelas siapa yang akan dituju, dan gunakan kata-kata yang sopan dan tepat.
4. Identifikasi diri atau nama pimpinan dan perusahaan
Sebutkan nama anda, pimpinan dan perusahan
5. Kemukakan maksud menelepon
Menyampaikan maksud dengan singkat dan jelas
6. Tinggalkan pesan dan ucapkan terima kasih
Apabila tidak bertemu dengan orang yang dituju, maka jangan lupa meninggalkan pesan dan sampaikan terima kasih apabila sudah selesai berbicara.
Etika Bertelepon
1. Jangan membicarakan informasi rahasia di telepon. Karena sistem telepon yang kurang bagus, memungkinkan pembicaraan dapat didengar oleh pihak lain.
2. Jangan berbicara terlalu keras. Atur suara pada saat bertelepon, karena suara yang keras dapat mengganggu ketenangan pimpinan dan karyawan lain.
3. Jangan berbicara dengan orang ketiga pada saat anda bertelepon.
4. Batasi pembicaraan pribadi di telepon. Tidak menggunakan telepon kantor untuk urusan pribadi
5. Jangan biarkan telepon dalam posisi terbuka sehingga orang di telepon dapat mendengar suara-suara yang ada di kantor. Apabila berada di dalam ruangan tersendiri, maka jangan mengguankan speakerphone.
6. Jangan memberikan nomor pribadi pimpinan kepada sembarang orang.