Tugas Sekretaris Dalam Menangani Rapat

Rapat merupakan suatu alat komunikasi langsung antara pimpinan dan stafnya, dapat juga antara pimpinan dengan pimpinan lain baik internal maupun external. Dalam rapat diperlukan seketaris yang terampil, yang mampu membuat ringkasan rapat yang biasa dikenal notulen.

Peran sekretaris dalam penyelenggaraan rapat sangat penting, persiapan yang dilakukan sangat mempengaruhi kesuksesan jalannya rapat.

Tahap sebelum Rapat

a. Surat undangan rapat

Surat undangan perlu disiapkan sebaik-baiknya. Dalam undangan perlu dicantumkan: tanggal, hari, jam dan acara rapat.

b. Agenda atau acara rapat

Agenda rapat dibuat dan disusun oleh sekretaris setelah berkonsultasi dengan pimpinan rapat.
 

c. Daftar hadir

Daftar hadir perlu dipersiapkan, untuk rapat resmi daftar hadir dalam bentuk buku tamu. Sedangkan untuk rapat tidak resmi daftar hadir cukup hanya dengan lembaran kertas biasa.
 

d. Persiapan ruangan

Ruang dalam rapat resmi merupakan hal yang sangat menentukan kelancaran rapat. Ruang rapat resmi biasanya memakai ruang yang besar dan lengkap dengan segala perlengkapannya sesuai dengan kepentingannya.

Ruang rapat tidak resmi biasanya diselenggarakan di kantor saja yang juga memiliki ruang rapat.
 

e. Tempat duduk

Tempat duduk harus disesuaikan dengan jumlah peserta rapat. Tempatkan pimpinan rapat ditempat yang semua peserta bisa berkomunikasi dengan mudah dan tempatkan notulis dekat dengan pimpinan rapat, jika diperlukan dapat berkomunikasi dengan mudah.
 

f. Peralatan rapat

Peralatan rapat yang harus diperhatikan untuk mempersiapkan rapat, agar rapat berjalan dengan baik.

Laptop, LCD, notes, mic, kamera video, alat tulis

Tugas sekretaris selama rapat

a. Membuat catatan

sekretaris mencatat siapa-siapa yang setuju dan yang tidak setuju dan mencatat hasil kesepakatan.

b. Membuat notulen

· Judul rapat.

· Tanggal, aktudan tempat rapat

· Daftar nama peserta rapat

· Catatan atau isi rapat

Tugas sekretaris setelah rapat

Setelah rapat selesai, seorang sekretaris masih mempunyai tugas yang harus diselesaikan, diantaranya:

a. Pengiriman notulen

Notulen yang sudah disetujui pimpinan rapat, dikirim kepada peserta rapat, karena notulen sangat penting untuk tindak lanjut

b. Ucapan terima kasih

Dalam rapat resmi ucapan terima kasih sangat diperlukan, terutama bagi pejabat yang dirasa terhormat telah hadir untuk mensukseskan rapat. Peserta rapat dan panitia serta semua pihak yang telah mendukung terselenggaranya rapat.

Untuk rapat tidak resmi yang biasanya diselengarakan secara rutin tidak perlu membuat ucapan terima kasih.