Akomodasi Perjalanan Bisnis

·  Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:

• Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel. Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan pengecekan.
• Check In dilakukan pada saat memesan kamar di bagian reservation (pemesanan) atau front office (resepsionis). Petugas akan memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
• Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktu check out sekitar antara pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa. Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
• Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat akan check out.

Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)

§  1.                  Perjalanan bisnis menggunakan mobil

§  a)      Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan kendaraan mobil, antara lain:
Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.

§  b)      Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.

§  c)      Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.

§  d)     Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.

§  e)      Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

§  f)       Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

§  2.                  Perjalanan bisnis menggunakan kereta api

§  a)      Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.

§  b)      Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.

§  c)      Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.

§  d)     Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

§  e)      Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

7.      Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan transportasi udara, antara lain:

§  ·  Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.

§  ·  Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar negeri).

§  ·  Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.

§  ·  Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah ditentukan.

§  ·  Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.

§  ·  Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam perjalanan bisnis tersebut.

§  ·  Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.

§  ·  Menyiapkan rencana perjalanan.

8.      Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.

§  Ø  Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.

§  Ø  Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).

§  Ø  Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:

§  • memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.

Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus memiliki daftar lengkap tentang:nama dan alamat biro-biro perjalanan,nama-nama maskapai penerbangan,jadwal perjalanan kereta api.